Главная | Земельные вопросы | Кадровое делопроизводство в представительстве

Как вести кадровую документации в филиале компании


Удивительно, но факт! Делопроизводство и архивное дело. Каждый работник кадровой службы должен ознакомиться с инструкцией с оформлением соответствующей визы ознакомления.

Аудит кадрового делопроизводства Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения , фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую коммерческую ценность.

С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание , расчетной ведомости по заработной плате , приказы по кадрам, копии трудовых книжек , табель учета рабочего времени и иные документы.

В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально ст.

Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку, и переподготовку кадров.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии , в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права , необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов. Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы , можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними.

При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам. В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить пять нормативных правовых актов. Первый — Трудовой кодекс. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации.

Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы — это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности. Закон дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок.

Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы компании: Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы. Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Рос архивом. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п. Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Эти документы также можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей. Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

Создавая документы, специалистам кадровой службы необходимо руководствоваться в своей деятельности следующим: Вид внутренних документов, порядок их разработки, утверждения и т. Вид внешних документов должен подчиняться общим правилам придания данным документам юридической силы; 3. Храниться документы в организации должны с учетом требований архивной службы. Инструкция по кадровому делопроизводству Инструкция по кадровому делопроизводству представляет собой подробное руководство по ведению дел кадровой службы.

За разработку данного документа отвечает лицо, назначенное руководителем организации. Этим лицом может быть начальник отдела кадров, бухгалтер или юрист. В некоторых случаях в основном в небольших компаниях инструкцию по кадровому делопроизводству составляет сам руководитель.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в головной организации и на местах

Готовая инструкция утверждается приказом директора и заверяется всеми заинтересованными должностными лицами. Каждый работник кадровой службы должен ознакомиться с инструкцией с оформлением соответствующей визы ознакомления. Среди основных вопросов, которые регулирует инструкция по кадровому делопроизводству, целесообразно выделить следующие: Организация кадрового делопроизводства При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы: Найти его можно в любой справочной правовой системе Консультант Плюс, Гарант, Кодекс или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск.

К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся: Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно. Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей — на основании этих данных нужно выверить штатное расписание. Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной.

Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников. У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника.

Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей подлинной датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются изменяются те условия, которые были указаны неверно.

Удивительно, но факт! Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы , то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику. Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию.

В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить.

После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет. Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе — не спешите ее делать.

Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку.

Заполняются личные карточки кадровиком — такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм.

Читайте также:

  • Лимит по процентам по ипотеке
  • Документы для сделки по ипотеке втб
  • 2 особенности первоначального этапа расследования убийств
  • Определение о возвращении должностному лицу ввиду непроведения административного расследования
  • Статья групповое избиение в рк
  • Налог на дарение земельного участка сколько