Главная | Защита прав потребителя | Если предприятие при ликвидации не сдало документы в архив

Процедура ликвидации предприятия


Кадровое делопроизводство Шаблоны документов Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями Нормативные документы Федеральный закон от Поиск нового места работы? Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день?

почти если предприятие при ликвидации не сдало документы в архив думал он

А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет. Мы в этом уверены. И все же ликвидация компании — процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет. Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив.

А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность. При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению. Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение. Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.

В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива, который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение. В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации? Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.

Удивительно, но факт! Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере: Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности.

Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный муниципальный архив. Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов центров документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией ликвидатором или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия ликвидатор или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Статья 23 Федерального закона от Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде.

В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные муниципальные архивы. Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу? В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию.

на журналы

В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный муниципальный архив передаются: Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Документы временного хранения до 10 лет включительно , сроки хранения которых не истекли. Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе. Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения 75 лет , представлены в таблице 1. Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2. Подготовка архивных документов, в т. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов. Какие конкретно действия необходимо выполнить? В Основных правилах подп. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.

Проведение экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел. Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела при необходимости. Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу. Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года.

Внутри дела года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Следует помнить, что на государственное муниципальное хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.

Личное дело ведется несколько лет и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника. Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении. Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу личный листок и автобиография , должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.

И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения перевода и увольнения сотрудника его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела. Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников.

Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников как и личные дела , систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома. При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки. В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: В соответствии со ст. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение. После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников.

Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив? Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело том необходимо составить внутреннюю опись. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним. По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются: В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.

Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу: Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы Обратите внимание: Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения 75 лет , описи дел временного хранения до 10 лет включительно , сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

Далее дела связываются в связки или формируются в архивные коробки - в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного муниципального архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел приложение 1.

Удивительно, но факт! Она проводится путем полистного просмотра дел.

Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии конкурсным управляющим. Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный муниципальный архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему. Только после этого можно переходить к уничтожению документов. Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп.

На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2. По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно.

Читайте также:

  • Выезд на полосу встречного движения наказание 2017
  • Возмещение материального и морального ущерба по дтп
  • Лишение права пользования жилым помещением осужденного в
  • Какой штраф за лишение прав за пьянку
  • Иски в защиту прав неопределенного круга потребителей роспотребнадзор